DIGITAL STRATEGI

Ett allt mer komplext digitalt landskap ställer gamla sanningar på prov. Inte bara när det gäller hur vi som marknadsförare förhåller oss till världen runt omkring oss, utan även till hur vi själva strukturerar vårt arbetssätt och våra egna organisationer.

Detta ställs på sin spets när det gäller hur vi ska samarbeta mot ett gemensamt mål. En förutsättning för att lyckas med det är nämligen att ha en gemensam digital strategi som tar hänsyn till alla delar av organisationen. Men en minst lika viktig aspekt är hur din organisation arbetar tillsammans för att nå era mål.

Detta är något som lyfts fram i den fjärde och senaste upplagan av SWEDMA:s årliga Martech-rapport, som visar hur digitaliseringen ställer ökade krav på samarbetet mellan marknad, sälj och IT.

”Definiera en tydlig process för att jobba i tvärfunktionella team med en gemensam målsättning”

En av de framgångsfaktorer som SWEDMA pekar på är att ”definiera en tydlig process för att jobba i tvärfunktionella team med en gemensam målsättning”. När det gäller att arbeta med hela kundresan på ett effektivt sätt är det här helt avgörande.

Det är ingen slump att SWEDMA väljer att kasta ljus över just denna aspekt av det interna arbetet. Många av utmaningarna kan nämligen få en naturlig lösning i ett tvärfunktionellt arbetssätt, där olika kompetenser samarbetar på daglig basis. När det gäller att utveckla kundresan kräver det effektiva samarbetsformer inom hela organisationen.

Förbättringarna som ett tvärfunktionellt arbetssätt kan leda till handlar bland annat om:

• Bättre prioriteringar. Istället för att olika avdelningar gör sina egna prioriteringar får alla som arbetar i samma projekt del av samma kunskaper och hittar naturliga kompromisser under arbetets gång.

• Rakare kommunikation och högre kvalitet. Arbetet med att koordinera mellan avdelningar leder ofta till att mycket tid går åt till möten. Men när alla jobbar tillsammans över organisatoriska gränser blir kommunikationen bättre, och som en följd av det resultatet.

• Snabbare utvecklingstakt. En konsekvens av att arbeta över gränserna är ofta att väntetider där medarbetare är beroende av att få loss resurser kan kortas. Även cyklerna kan bli snabbare, med kontinuerliga förbättringar som följd.

• Fler perspektiv. Kompetens handlar inte bara om enskilda medarbetares begåvning, utan om att sammanföra förmågor av olika slag. Som bekant kan dessutom medarbetare se på samma problem från vitt skilda synvinklar. Vilket är ovärderligt i många projekt.

 

Undvik de vanliga fallgroparna

Men även om det finns många fördelar med ett tvärfunktionellt arbetssätt, så är det förstås inte så enkelt som det låter. Det finns en rad vanliga fallgropar –lågt förtroende för varandra, konflikträdsla, bristande engagemang och fokus på fel saker.

Lyckligtvis finns det mer och mer kunskap kring vad som krävs för att lyckas i det tvärfunktionella arbetet.

1. Bygg en stark teamkänsla

Även om känslor är svåra att ta på, är de kritiska för att lyckas när man arbetar tvärfunktionellt. Närmare bestämt när det gäller den känsla av tillhörighet, mening och mål som teammedlemmarna upplever. Utan att överdriva kan man säga att det är bränslet som ger energi åt det gemensamma arbetet, och kan avgöra ett projekts hela framgång.

Något som däremot är konkret är de åtgärder som du kan göra för att dina team ska bygga en stark känsla inom gruppen. Det kan handla om att hitta enkla men effektiva sätt att föra medlemmarna samman genom sociala aktiviteter, kickoffer, gruppövningar och korta – men regelbundna – möten av olika slag.

Om du lyckas kommer det att belöna sig i form av en bättre och mer effektiv kommunikation inom gruppen, en lätthet i att komma till beslut och en snabbare resa mot teamets mål.

2. Tydlig ansvarsfördelning från början

Ansvarsfördelningen är en central punkt för att lyckas, och en mycket vanlig fallgrop för de som misslyckas. Om ansvarsfördelningen är otydlig är risken att teamet tappar beslutsförmåga, att beslut drar ut på tiden, parat med en ökad risk för konflikter inom teamet.

Ledarskap är något som inte bara ska sättas tidigt, utan redan vid teamets födelse. Och orsaken till detta är just att slippa den risk för interna konflikter som ofta följer när det inte finns någon som har det slutgiltiga mandatet att besluta.

Tydligheten i ledarskapet handlar just om att undvika konflikter. Det handlar alltså inte om att en medarbetare ska bestämma allt, utan om förmågan att vara beslutsmässig och att övriga teammedlemmar ska respektera de beslut som väl har fattats.

3. Regelbunden kommunikation

Idealet är att teamet har en löpande och daglig kommunikation inom gruppen. Ett naturligt sätt att garantera att det sker är att genomföra dagliga korta så kallade check-ins – tio till femton minuter där teamet i tur och ordning går igenom status i projektet. Både på gruppnivå och individuellt. Förutom att snabbt kunna identifiera potentiella fallgropar bidrar det på ett naturligt sätt till att svetsa samman gruppen.

Det innebär dock inte att kommunikation per se behöver ske i form av möten.
Långa möten är som bekant en stor tidstjuv i alla organisationer. Därför är ett gott råd att uppmuntra teammedlemmar att kommunicera mellan sig för att gemensamt lösa den utmaning som finns för dagen.

Moderna plattformar som Slack är utmärkta verktyg för att underlätta denna typ av kontinuerlig dialog. De gör det enkelt att forma nya konstellationer utifrån specifika uppgifter, dela kunskaper, dokument och inspel med varandra.

4. Engagera alla i beslut

Som vi redan har nämnt är ledarskap A och O i tvärfunktionella team. Vem är det egentligen som har sista ordet när det är dags att fatta beslut?

Idealet bör vara att varje teammedlem har en tydlig uppfattning om exakt var, när och hur beslut fattas – och inte minst av vem. Men i praktiken kan de flesta beslut fattas av enskilda teammedlemmar eller de kompetenser som arbetar med en uppgift. Det är då avgörande att teamets ansvariga stöder beslutsprocessen, vägleder och uppmuntrar.

Ett aktivt och lyssnande ledarskap bidrar till en ökad känsla av delaktighet och respekt för de mål som teamet arbetar mot.

5. Involvera chefer redan från start

En utmaning även i tvärfunktionella team är att mål och prioriteringar påverkas av de behov och önskemål som kommer utifrån – från andra avdelningar och team.

Därför är det ofta klokt att involvera chefer och ansvariga från andra delar av organisationen redan från start. Genom att känna sig delaktiga ökar sannolikheten att de får en förståelse för det arbete som görs och har teamets bästa för ögonen.

Snabba tips för att lyckas med tvärfunktionella team:

  • Teamet är stjärnan. Ta hänsyn till gruppdynamiken i första hand, istället för att handplocka stjärnor som inte nödvändigtvis passar.
  • Fixa en kickoff. Att ha roligt tillsammans är ett beprövat sätt att svetsa samman en grupp.
  • Involvera alla när du sätter mål. Gör arbetet till en gemensam övning. Sätt både teammål och individuella mål tillsammans.
  • Boka check-in-möten. Sätt av tio minuter varje morgon för en gemensam check-in.
  • Uppmuntra direkt dialog. Se till att det mesta av dialogen sker direkt mellan teammedlemmar istället för via teamledare och andra chefer.

Skriv upp dig på vårt nyhetsbrev!

Pandemin är över – är du redo för det nya normala?

Pandemin är över – är du redo för det nya normala?

Vi är alla medvetna om att pandemin tvingade oss att hitta nya lösningar. Företagen och kunderna sökte nya lösningar för hur de skulle kommunicera, interagera och göra affärer. På rekordkort tid skapades en affärsmiljö som var ny för alla. För några har det handlat om...

Cookien är död, men vad kommer istället?

Cookien är död, men vad kommer istället?

Marknadsförare står inför en rad förändringar till följd av regelverk kring integritet på nätet. Personlig integritet på nätet blir allt viktigare i takt med att användarna blir alltmer medvetna om vilka digitala spår de lämnar och hur det utnyttjas. Samtidigt...

InsureTech | Försäkrings-branschen i digital omställning

InsureTech | Försäkrings-branschen i digital omställning

Just nu pågår den kanske mest intressanta digitala omställningen av alla branscher, och InsureTech är hett. Vi har gjort en djupdykning och tittat närmare på försäkringsbranschen och vad som sker inom just InsureTech. Ny konkurrens eller en hävstång för modernisering?...